USO DEL CERTIFICADO DIGITAL: INSCRIPCIÓN DE ADMINISTRADORES SIN INTERVENCIÓN NOTARIAL
No todas las decisiones de los órganos de gobierno de las sociedades mercantiles españolas necesitan otorgar una escritura pública, ni la legitimación mediante Notario. Gracias a nuevas herramientas digitales como los certificados digitales, podemos de manera eficaz llevarlo a cabo.
Actualmente, todos los ciudadanos podemos acceder a algunos ejemplos de certificado digital ampliamente aceptados y de fácil obtención, es el caso de la que nos proporciona la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre – el Certificado FNMT – o el DNI electrónico.
Estos certificados digitales nos permiten acceder a la sede electrónica de la práctica totalidad de las Administraciones Públicas, pudiendo firmar los documentos necesarios para la tramitación de los expedientes de nuestro interés.
Las sociedades mercantiles españolas están sometidas a numerosas obligaciones formales para dar efectividad a las decisiones relativas a sus órganos de gobierno – Junta General de Socios o Accionistas y Órgano de Administración, principalmente -.
En la mayoría de los casos se da la necesidad de otorgar una escritura pública con los acuerdos a los que se haya llegado, debiendo posteriormente ésta ser inscrita en el Registro Mercantil de su provincia.
Suele desconocerse que en el caso en que exista cambio de administradores de la sociedad, bien porque se cambie a la persona física, bien porque se modifique la estructura del órgano de administración, no es obligatorio otorgar una escritura pública ante Notario.
El artículo 142 del Reglamento del Registro Mercantil establece:
“La inscripción del nombramiento de administradores podrá practicarse mediante certificación del acta de la Junta General o, en su caso, del Consejo de Administración en que fueron nombrados, expedida en debida forma y con las firmas legitimadas notarialmente […] si el nombramiento y la aceptación no se hubiesen documentado simultáneamente, deberá acreditarse esta última, bien en la forma indicada en el párrafo anterior, bien mediante escrito del designado con firma notarialmente legitimada […]”
Basándonos en el artículo anterior, el nombramiento de los administradores de la sociedad puede ser presentado para su inscripción en el Registro Mercantil mediante una certificación de los acuerdos adoptados para dicho nombramiento emitida por una persona con facultad certificante – como regla general serán el Secretario del Consejo de Administración con visto bueno de su Presidente, Administrador único, Administrador solidario o administradores mancomunados según su nombramiento-.
A lo anterior se adiciona la necesidad de firma del administrador saliente con facultad certificante y del administrador que acepta el cargo o incluso el que renuncia a éste.
De esta manera, aunque nos ahorraríamos la escritura pública, sí sería necesario legitimar ante un Notario las firmas que rubriquen la certificación.
Legitimar la firma supone que el Notario de fe de que una determinada firma, que consta en un documento, corresponde a una persona concreta. Además de esta opción. disponemos también de herramientas, como la firma electrónica, que nos ofrecen unas garantías muy similares a la legitimación notarial.
Dentro de los certificados digitales, denominamos firma electrónica al conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.
Concretamente la regulación que hace la Ley 59/2003 de Firma Electrónica nos habla de las cualidades de la “firma electrónica avanzada” que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y que solo éste puede controlar.
Un paso más sería la “firma electrónica reconocida”, que además de ser una firma electrónica avanzada, se basa en un certificado reconocido y es generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. Es la “firma electrónica reconocida” a la que la Ley de Firma Electrónica da un valor equivalente a la firma manuscrita.
Gracias a la existencia de una sede electrónica del Registro Mercantil con un catálogo de trámites en expansión, y a disponer de estos instrumentos, podemos presentar nuestro certificado de cambio de administradores suscrito con firma electrónica sin más costes que el de los honorarios del Registro Mercantil.
Además de la vertiente económica, la firma electrónica nos aporta flexibilidad en el procedimiento, debido al hecho de poder firmar todas las personas que deban intervenir en el documento, en lugares distintos y en el momento que les resulte más oportuno.
No obstante, al no tener el control del Notario es muy importante que la certificación y documentos relacionados que se vayan a presentar estén correctamente redactados y cumplan con todos los requisitos que exige la normativa aplicable, o de lo contrario serán rechazados por el Registro Mercantil, y por ello le recomendamos que se ponga en contacto con MTA Legal para que nuestro equipo de profesionales pueda asesorarle en esta materia.
Rita Cortés
Departamento Mercantil MTA Legal
